Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, was bei der Nutzung von Ridian verarbeitet wird. Sie nennt auch die Punkte, die sich nicht als Vorteil darstellen lassen — etwa dass technischer Support aus den Vereinigten Staaten auf die Betriebsumgebung zugreifen kann.

1. Verantwortlicher

PPJ Venture Labs UG (haftungsbeschränkt), Hohenzollernstraße 30, 80801 München, vertreten durch Paul Koch. [email protected] ·vollständige Angaben

Nutzen Sie Ridian beruflich, gewerblich oder für eine Organisation, ist für die verbundenen Anbieterdaten der Kunde Verantwortlicher — Sie selbst oder Ihre Organisation. Wir verarbeiten sie dann in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Nutzen Sie Ridian rein privat, sind wir für diese Daten selbst Verantwortlicher.

2. Wenn Sie nur diese Website besuchen

Beim Abruf dieser Seiten verarbeitet unser Auslieferungsdienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übermittelte Datenmenge, Browser- und Betriebssystemkennung. Ohne diese Angaben lässt sich eine Seite nicht ausliefern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Ihre Datenschutz-Auswahl. Wir verwenden selbst betriebenes c15t, um Ihre Auswahl in diesem Browser auf getridian.com, Docs, Help und Console zu speichern. Notwendige Cookies und lokaler Speicher merken sich diese Auswahl bis zu 180 Tage; der Einwilligungsverlauf wird zwölf Monate aufbewahrt. Schriften werden lokal bereitgestellt. Optionale Nutzungsanalyse bleibt bis zu Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aus. Über „Datenschutz-Einstellungen“ können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen. Support und Anmeldung benötigen keine Analyse-Einwilligung.

Optionale Nutzungsanalyse

Mit Ihrer Einwilligung können wir Aufrufe und Interaktionen auf Website, Docs, Help und Console erfassen. Dazu gehören feste Ereignisse wie Seitenaufruf, Dokumentationssuche, Öffnen des Assistenten und angenommene Supportanfrage, eine Seitenkategorie, Sprache, Zeitpunkt und eine technische Browserkennung. Suchbegriffe, Chattexte, E-Mail-Adressen und Kalenderinhalte gehören nicht zu diesen Webereignissen. Die Admin-Auswertung öffentlicher Oberflächen ist aggregiert und ordnet diese Ereignisse keinen Kontakten zu. Die technische Browserkennung ist dennoch pseudonym und nicht mit anonymen Daten gleichzusetzen.

Rechtsgrundlage der optionalen Analyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen werden, gilt § 25 Abs. 1 TDDDG. Erforderliche Speicherung Ihrer Auswahl dient ihrer Umsetzung und ihrem Nachweis. Webereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht. Ein Widerruf beendet die weitere optionale Erfassung; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Die gemeinsame Analyse ist derzeit ausgeschaltet.

Webanalyse mit PostHog

Auf dieser Website setzen wir mit Ihrer Einwilligung PostHog ein (PostHog Inc., Verarbeitung in der EU-Cloud). Erfasst werden Seitenaufrufe, Klicks auf Bedienelemente, Browser- und Gerätetyp sowie eine pseudonyme Kennung, die wiederkehrende Besuche erkennt.Keine Sitzungsaufzeichnungen („Session Replays"), keine Formulareingaben und keine Kalenderinhalte. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Speicherung auf Ihrem Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG.

Speicherdauer. Die Ereignisse werden bei PostHog gespeichert. Eine kürzere Aufbewahrung ist im von uns genutzten Tarif nicht einstellbar; wir nennen deshalb bewusst keine feste Frist, die wir nicht durchsetzen könnten. Unabhängig davon löschen wir die zu Ihnen gehörenden Daten ohne unnötige Verzögerung, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder uns um Löschung bitten. Den Widerruf erklären Sie jederzeit überDatenschutz-Einstellungen in der Fußzeile; für ein Löschersuchen genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Freiwillige Produktanalyse

Bei der Registrierung und in den persönlichen Datenschutz-Einstellungen können Sie gesondert erlauben, dass wir Registrierung, Einrichtung, erfolgreiche Produktnutzung und von Ihnen gestartete bezahlte Bestellungen mit PostHog in der EU auswerten. Die Ereignisse verwenden eine gemeinsame technische Produktkennung. Namen, E-Mail-Adressen sowie Kalender-, Chat- und Mailinhalte werden nicht übertragen. Eine Zahlung wird nur der Person zugeordnet, die den betreffenden Checkout gestartet hat; Zahlungen eines Workspaces werden nicht allen Mitgliedern zugerechnet.

Erlauben Sie diese Analyse bei der Registrierung und haben Sie außerdem die Website-Analyse erlaubt, kann die pseudonyme Browserkennung den unmittelbar vorherigen Website-Besuch zuordnen. Dafür berücksichtigen wir höchstens die 30 Minuten vor der Registrierung. Website- und Produktprofile werden nicht dauerhaft zusammengeführt. Bei mehreren Registrierungen mit derselben Browserkennung bleibt die Zuordnung in dieser Auswertung unberücksichtigt. Ohne diese zusätzliche Auswahl werden bestehende Einwilligungen nicht erweitert. Die Produktanalyse können Sie jederzeit in den persönlichen Datenschutz-Einstellungen abschalten; E-Mail-Einwilligungen bleiben davon unabhängig.

Werbung: Meta-Pixel

Auf dieser Website setzen wir mit Ihrer Einwilligung das Meta-Pixel ein (Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland). Damit messen wir, ob unsere Anzeigen zu einer Anfrage führen, und bilden Zielgruppen für weitere Anzeigen. Übermittelt werden der Seitenaufruf, die Tatsache einer erfolgreich abgesendeten Anfrage samt ihrer Art (Demo oder Developer-Pilot) sowie Ihre IP-Adresse und Browserangaben. Über das Meta-Pixel übermitteln wir keine Formularinhalte wie Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen oder Nachricht. Die gesonderte serverseitige Rückmeldung mit gehashter E-Mail-Adresse ist unten beschrieben.

Das Meta-Pixel läuft ausschließlich auf dieser Website.In der angemeldeten Anwendung (console.getridian.com) sowie in Docs und Help wird es nicht geladen — auch dann nicht, wenn Sie hier eingewilligt haben. Über das Pixel werden dort keine Nutzungsdaten erfasst. Davon getrennt sind die unten beschriebenen, einwilligungsabhängigen serverseitigen Rückmeldungen zu bestätigter Registrierung und Vertragsabschluss.

Für die Erhebung und Übermittlung an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); für die anschließende eigene Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit stellt Meta unter facebook.com/legal/controller_addendum bereit. Dabei werden Daten auch in die USA übertragen. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Meta zertifiziert ist; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Ein dem europäischen Niveau entsprechender Schutz kann dennoch nicht in jedem Fall garantiert werden, insbesondere hinsichtlich des Zugriffs durch US-Behörden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Speicherung auf Ihrem Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Informationen von Meta zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

Kampagnen-Herkunft von Anfragen und Registrierungen

Wenn Sie über einen Link mit Kampagnenangaben zu uns kommen, verwenden wir diese Angaben, um Anfragen und Registrierungen der Werbekampagne zuzuordnen, über die sie entstanden sind. Immer, also auch ohne Einwilligung, sind das: die UTM-Angaben des Links (Quelle, Medium, Kampagne, Begriff, Inhalt), eine festgelegte Kanalbezeichnung, der Pfad der Einstiegsseite ohne Parameter und der Name der verweisenden Website ohne vollständige Adresse. Ohne Einwilligung speichern wir diese Angaben nicht in Ihrem Browser; sie bleiben im Speicher der geöffneten Seite und werden über unsere Links weitergegeben.

Nur mit Ihrer Einwilligung in den Zweck „Werbung“ kommen die Klick-Kennungen der Anzeige hinzu (Meta: fbclid, _fbc, _fbp). Dann speichern wir die Herkunft außerdem in unserem eigenen Cookie ridian_attr für 90 Tage: den ersten Kontakt und den letzten Kontakt mit Kampagnenangaben.

Senden Sie eine Anfrage oder registrieren Sie sich, speichern wir diese Herkunft zusammen mit der Anfrage bzw. an Ihrem Nutzerkonto. Sie ist für die mit Vertrieb und Betreuung befassten Personen in unserem internen Verwaltungssystem sichtbar (siehe Abschnitt 3). Rechtsgrundlage für die Kampagnenangaben ohne Klick-Kennung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, die Wirksamkeit unserer Werbung zu messen); für Klick-Kennungen und das Cookie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Rückmeldung an Meta

Nur wenn Sie in den Zweck „Werbung“ eingewilligt haben und Sie über eine Meta-Anzeige gekommen sind, melden wir eine erfolgreiche Anfrage, eine Registrierung nach bestätigter E-Mail-Adresse und einen späteren Vertragsabschluss von unserem Server an Meta zurück (Conversions API). Übertragen werden die Klick-Kennung, die Art und der Zeitpunkt des Ereignisses, eine zufällige Ereigniskennung, bei einem Vertragsabschluss der Wert, und Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich als SHA-256-Prüfsumme. Name, Unternehmen und Nachricht werden nicht übertragen. Meta kann die Prüfsumme mit eigenen Daten abgleichen. Für diese Übermittlung sind wir wie beim Meta-Pixel gemeinsam mit Meta verantwortlich; für die anschließende Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf beendet künftige Rückmeldungen; bereits übermittelte Ereignisse bleiben davon unberührt.

Cookies dieser optionalen Dienste

Diese Cookies werden erst nach Ihrer Einwilligung in den jeweiligen Zweck gesetzt und bei einem Widerruf gelöscht. Technisch notwendige Speicherung für die Anmeldung und für das Merken Ihrer Datenschutz-Auswahl ist hier nicht aufgeführt.

Ihre Auswahl können Sie jederzeit über Datenschutz-Einstellungenin der Fußzeile ändern. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

E-Mails von Ridian

Sie können E-Mails zu Ihrem Einstieg, Nutzungstipps, Produktneuigkeiten sowie Angeboten und Einladungen abonnieren. Alle vier Themen sind freiwillig und einzeln auswählbar. Für den Versand nutzen wir Customer.io (Peaberry Software Inc., USA) als Auftragsverarbeiter mit einem konfigurierten EU-Workspace und EU-Endpunkten. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, eine technische Kennung, Sprache und Themenwahl. Für Einrichtungstipps kommen Ihr gewähltes Nutzerziel und grobe Einrichtungsschritte hinzu; Kalender-, Chat- und Mailinhalte übertragen wir dafür nicht. Öffnungs- und Klicktracking sind ausgeschaltet. Rechtsgrundlage für diese E-Mails und ihre Personalisierung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei neuen Registrierungen begleiten wir Ihre Einrichtung mit höchstens fünf E-Mails innerhalb von 14 Tagen. Sie können diese Serie bereits bei der Registrierung ablehnen und jederzeit kostenlos in Ihren Einstellungen oder über den Link jeder Mail abbestellen. Sie endet früher nach dem ersten fachlichen Nutzen; persönliche Unterstützung pausiert die Serie. Es erfolgt keine automatische Aufnahme bestehender Konten und keine Verlängerung früherer Drei-Mail-Abos. Für diese eng auf die begonnene Einrichtung bezogenen Hinweise stützen wir uns auf die Bestandskundenausnahme des § 7 Abs. 3 UWG und unser berechtigtes Interesse an einem erfolgreichen Einstieg nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Serie ist unabhängig von freiwilligen Themenabos.

Hierfür verarbeiten wir den Registrierungshinweis und eine etwaige Ablehnung, den Registrierungszeitpunkt, eine kontogebundene Prüfsumme der ursprünglichen Adresse, Sprache, groben Einrichtungsstand, Erstnutzen und Pausen-/Abmeldestatus. Customer.io erhält nur die für den jeweiligen Schritt nötigen Statusmerkmale. Antworten gehen an unseren gemeinsamen Support und werden als Supportfall erfasst. Eine bestätigte Supportnachricht oder ein von uns vermerkter Termin pausiert die Serie; ein Linkklick gilt nicht als Termin. Nach Abschluss entfernen wir die Einrichtungsmerkmale bei Customer.io. Den lokalen Nachweis und Endstatus bewahren wir bis zur Kontolöschung auf, um eine erneute automatische Aufnahme zu verhindern.

Für notwendige Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und Betriebsmeldungen führen wir bei Customer.io auch ohne freiwilliges Abo ein Kundenprofil mit bestätigter E-Mail-Adresse, technischer Kennung, Sprache und Kontostatus. Betroffene Nutzer können solche Mitteilungen unabhängig von ihrer Themenwahl erhalten. Soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung mit Ihnen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei gesetzlichen Informationspflichten auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und im Übrigen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine verlässliche Information über den sicheren Betrieb und die Nutzung des Dienstes, auch gegenüber Ansprechpartnern unserer Geschäftskunden. Diese Mitteilungen enthalten keine Werbung.

Ihre Auswahl ändern oder widerrufen Sie jederzeit in Ihren persönlichen Ridian-Einstellungen oder über den Link einer E-Mail. Eine erneute Anmeldung erfolgt nur durch Ihre bewusste Auswahl. Sicherheits-, Konto- und Vertragsmails sind unabhängig von diesen Abos.

Solange ein Abo genutzt wird, halten wir die dafür erforderlichen Daten vor. Einrichtungsmerkmale werden entfernt, wenn Ihr Einrichtungsziel erreicht ist oder die höchstens siebentägige Strecke endet. Nach vollständiger Abmeldung stoppen wir freiwillige E-Mails. Ein minimales Kundenprofil für notwendige Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und Betriebsmeldungen bleibt für die Dauer Ihres Ridian-Kontos bestehen; daraus entsteht kein Marketing-Abonnement. Bei Kontolöschung löschen und sperren wir die technische Anbieterkennung gegen Wiederanlage. Ihre Themenwahl bleibt bis zur Kontolöschung in Ridian gespeichert.

Zum Nachweis führen wir in Ridian je Thema getrennte Aufzeichnungen über Einwilligung und Widerruf: die notwendige Zuordnung zu Ihrer bestätigten E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Quelle, Sprache und die verwendete Einwilligungsfassung. Diese Nachweise sind vom Versand getrennt und bleiben auch nach Abmeldung oder Kontolöschung grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Ende der Nutzung der jeweiligen Einwilligung erhalten. Anschließend werden sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für erforderliche Rechtsnachweise.

Ein Zugriff aus Drittländern, insbesondere den USA, kann trotz EU-Konfiguration stattfinden. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag mit Customer.io bezieht die EU-Standardvertragsklauseln als Absicherung solcher Übermittlungen ein. Eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage bei uns.

Customer.io führt zusätzlich eine eigene Historie der Abonnementänderungen. Diese bleibt nach der Löschung des Versandprofils erhalten und unterliegt nicht der automatischen Löschfrist unserer Ridian-Nachweise. Der Auftragsverarbeitungsvertrag sieht für beim Anbieter verarbeitete Daten grundsätzlich die Vertragslaufzeit als Aufbewahrungsrahmen und eine Löschung auf unsere Weisung bei Vertragsende vor. Gesetzliche Lösch- und Einschränkungsrechte bleiben unberührt; entsprechende Anfragen richten Sie an uns.

Öffentlicher Dokumentationsassistent

Wenn Sie eine Frage absenden, übermittelt Ridian Ihre Frage, bis zu drei vorherige Fragen desselben Chats und passende öffentliche Dokumentationsauszüge an OpenRouter zur Verarbeitung durch den konfigurierten Mistral-Anbieter in der EU. Dieser Assistent erhält keinen Zugriff auf Ihr Ridian-Konto oder Ihre Kalender. Die Anbindung verwendet den EU-Endpunkt und eine feste Anbieterauswahl ohne globale Ausweichroute; Speicherung für Modelltraining und Prompt-Caching sind in der Anfrage deaktiviert. Dies ersetzt keine Aussage über alle technischen Verbindungs- und Abrechnungsdaten der beteiligten Dienstleister.

Ridian speichert den Chat nicht dauerhaft; er liegt im Browser-Tab und wird beim Neuladen verworfen. Zur Begrenzung von Missbrauch wird die IP-Adresse durch Cloudflare für die Ratenbegrenzung verarbeitet. Rechtsgrundlage für die angeforderte Hilfe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Produktfragen und zum Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage und sicherer Betrieb). Alternativ können Sie ohne KI die Dokumentation durchsuchen oder unser Team kontaktieren. Bitte geben Sie keine Passwörter, Tokens oder privaten Kalenderinhalte ein.

Supportanfragen und menschliche Unterstützung

Das Help-Formular erfasst Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht. Bei einer Übergabe aus dem Assistenten prüfen und bestätigen Sie zuerst die Nachricht und Ihre Kontaktdaten. Der gesamte Chat wird nicht automatisch an den Support übergeben. Die Anfrage und spätere Antworten werden im Ridian-Supportsystem bei Convex verarbeitet; unser zuständiges Team erhält Zugriff zur Bearbeitung. Lettermint versendet die Eingangsbestätigungen und Antworten. Wir schalten Öffnungs- und Klicktracking für diese Mails aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Hilfe oder vorvertragliche Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Beantwortung Ihres Anliegens. Die Speicherdauer richtet sich nach der Bearbeitung, erforderlichen Nachweisen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Support setzt weder Analyse- noch Marketing-Einwilligung voraus.

Kündigung und Widerruf ohne Anmeldung

Über „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag widerrufen“ in der Hilfe können Sie einen Vertrag ohne Anmeldung kündigen oder widerrufen. Dafür erfassen wir Name, E-Mail-Adresse, optional die E-Mail-Adresse Ihres Ridian-Kontos, den betroffenen Vertrag, den gewünschten Zeitpunkt, eine freiwillige Begründung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Die Erklärung wird wie eine Supportanfrage im Ridian-Supportsystem bei Convex verarbeitet; Lettermint versendet die Eingangsbestätigung. Wir ordnen die Erklärung Ihrem Vertrag zu und führen sie aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k und § 356a BGB (Pflicht zur Entgegennahme und Bestätigung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Vertrags). Wir speichern die Angaben, solange wir sie als Nachweis benötigen, in der Regel bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren; steuerliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

3. Wenn Sie Zugang anfragen

Das Zugangsformular erfasst Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, optional Ihre Rolle sowie die von Ihnen gemachten Angaben zum geplanten Einsatz. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu prüfen und zu beantworten. Unsere Demoformulare auf Anzeigen-Landingpages erfassen zusätzlich verpflichtend eine Telefonnummer mit Ländervorwahl, damit wir Sie persönlich zu Ihrer Anfrage anrufen können. Lettermint B.V. in den Niederlanden übermittelt die Anfrage per E-Mail an uns.

Damit eine angenommene Anfrage auch bei vorübergehenden Versandfehlern bearbeitet werden kann, speichern wir ihre Angaben zusätzlich in unserer Datenbank bei Convex in der EU-Region Irland. Dazu gehören eine technische Anfragekennung, der Bearbeitungs- und Versandstatus sowie Ihre Entscheidung zur optionalen Messung und die Version des dazu angezeigten Hinweises. Zugriff erhalten nur die mit der Bearbeitung und dem Betrieb betrauten Personen. Zur Begrenzung von Missbrauch prüfen wir beim Absenden, wie viele Anfragen in den letzten Minuten eingegangen sind. Dafür verarbeiten wir Ihre IP-Adresse ausschließlich als verschlüsselte Prüfsumme, die sich nicht auf Ihre Adresse zurückrechnen lässt und nach kurzer Zeit gelöscht wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung); für die Missbrauchsbegrenzung ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). Wir bewahren eine Anfrage bis zu ihrer Erledigung und danach längstens zwölf Monate auf, um auf eine spätere Rückmeldung reagieren zu können. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder eine begonnene Vertragsanbahnung entgegensteht. Die technischen Prüfsummen der Missbrauchsbegrenzung werden binnen einer Stunde entfernt. Sie können der Speicherung jederzeit widersprechen und die Löschung verlangen.

Zu jeder Anfrage speichern wir die Kampagnen-Herkunft, wie in Abschnitt 2 beschrieben (Klick-Kennungen nur mit Ihrer Einwilligung). Damit unser Team Anfragen bearbeiten und nachverfolgen kann, legen wir eine Kopie Ihrer Anfrage — Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle, Nachricht, Sprache, Art der Anfrage und Herkunft — als Kontakt mit Unternehmen, Vorgang und Rückruf-Aufgabe in unserem internen Kundenverwaltungssystem an (Ridian-Admin, betrieben bei Convex in der EU-Region Irland). Zugriff haben nur die mit Vertrieb und Betreuung befassten Personen. Für die Kopie gelten dieselbe Rechtsgrundlage und Frist wie für die Anfrage selbst. Verlangen Sie die Löschung Ihrer Anfrage, löschen bzw. anonymisieren wir auch diese Kopie samt Herkunft und zugehörigen Aufgaben; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Anfragen über Meta Instant Forms

Wenn Sie ein Kontaktformular in einer unserer Facebook- oder Instagram-Anzeigen absenden, erhält Meta Ihre Angaben unmittelbar. Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, übermittelt uns die von Ihnen eingegebenen oder bestätigten Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und je nach Formular etwa Teamgröße, Unternehmen und Angaben zum gewünschten Einsatz. Hinzu kommen der Eingangszeitpunkt und technische Kennungen für Anfrage, Formular, Seite, Anzeige und Kampagne, soweit verfügbar.

Wir verwenden diese Daten, um Sie persönlich zu Ihrer Anfrage anzurufen, Ihren Bedarf zu besprechen und einen gewünschten Ridian-Test einzurichten. Die Telefonnummer ist in unseren Meta-Kontaktformularen ein Pflichtfeld für diesen Rückruf. Dafür übernehmen wir die Anfrage in unsere interne Kundenverwaltung bei Convex (EU-Region Irland); die zuständigen Teammitglieder werden per E-Mail über Lettermint benachrichtigt und bearbeiten die Korrespondenz über Google Workspace. Kampagnenkennungen helfen uns, die Herkunft der Anfrage zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für von Ihnen angeforderte vorvertragliche Schritte, bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen und der Herkunftszuordnung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen und Messung der Wirksamkeit unserer Werbung). Es gelten dieselben Aufbewahrungs- und Löschregeln wie für die übrigen Anfragen in diesem Abschnitt.

Das Absenden eines solchen Formulars meldet Sie nicht zu einem Newsletter oder einer automatischen E-Mail-Begleitung an und ersetzt keine gesonderte Einwilligung in optionale Werbung oder Analyse bei Ridian. Für Metas eigene Verarbeitung einschließlich möglicher Übermittlungen in Drittländer gilt die Datenschutzrichtlinie von Meta. Ihre Rechte gegenüber uns können Sie über die Adresse in Abschnitt 1 ausüben.

4. Wenn Sie ein Konto anlegen

Herkunft der Registrierung und Einrichtung

Bei der Registrierung speichern wir einmalig einen groben Herkunftskanal an Ihrem Nutzerkonto, etwa Claude, ChatGPT, Landingpage oder die Plattform eines Anzeigenlinks, sowie die Kampagnen-Herkunft aus dem Registrierungslink, wie in Abschnitt 2 beschrieben: UTM-Angaben immer, Klick-Kennungen nur mit Ihrer Einwilligung in den Zweck „Werbung“. Vollständige Referrer-Adressen übernehmen wir nicht. Spätere Anmeldungen überschreiben die Herkunft nicht. Fehlt ein Kanal, bleibt er unbekannt. Claude- und ChatGPT-Einstiege unterscheiden nicht zwischen Directory und selbst eingerichteten Connectoren.

Zur Diagnose der Einrichtung speichern wir serverseitig bestätigte Schritte mit Zeitpunkt und technischer Nutzer- bzw. Vorgangskennung: Registrierung, Beginn und Ablauf der Assistenteneinrichtung, Beginn einer Anbieterverbindung, verbundenes Konto, abgeschlossene Einrichtung, Freigabe, Token-Austausch und erster erfolgreicher fachlicher Assistentenaufruf. Diese Aufzeichnungen enthalten keine Kalenderinhalte, Tool-Eingaben oder -Antworten, Tokens, IP-Adressen oder Browserkennungen. Die Herkunft bleibt bis zur Kontolöschung gespeichert, die Einrichtungsschritte 90 Tage; abgelaufene Schritte werden stündlich bereinigt. Die Daten bleiben in unserer Betriebsdatenbank und werden über diese Funktion nicht an Werbe- oder Analysedienste übermittelt. Ausnahme ist die in Abschnitt 2 beschriebene Rückmeldung einer Registrierung an Meta mit Ihrer Einwilligung. Dafür werden keine zusätzlichen Analyse-Cookies oder Browserkennungen angelegt.

Zweck ist die Zuordnung unserer Einstiegswege und das Erkennen technischer Abbrüche, nicht die personalisierte Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Einrichtung und einer auf grobe Kanäle begrenzten Erfolgsmessung. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; kontaktieren Sie uns über die oben genannte Adresse.

Damit die E-Mail-Bestätigung auch in einem neuen Tab zum begonnenen Assistentenauftrag zurückführt, halten wir die geprüfte Autorisierungsanfrage vorübergehend an Ihrem neuen Nutzerkonto bereit. Nur nach Anmeldung und Bestätigung Ihrer E-Mail kann sie innerhalb von 30 Minuten fortgesetzt werden. Sie erteilt selbst keinen Assistentenzugriff. Nach abgeschlossener Einrichtung entfernen wir sie, andernfalls nach spätestens 24 Stunden zuzüglich des stündlichen Bereinigungslaufs. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Wenn Sie Kalender oder weitere Anbieterfunktionen verbinden

Sie erteilen uns über Google, Microsoft oder CalDAV Zugriff auf die Kalender und Anbieterfunktionen, die Sie auswählen. Kalender, Aufgaben, Kontakte, Mail und Räume werden separat freigegeben. Die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM mit versioniertem Schlüssel).

Was wir speichern — und warum

Für jeden Termin eines Quellkalenders — also eines Kalenders, den Sie selbst als Quelle einer Synchronisation eingerichtet haben — speichern wir einen Abgleichstand. Dieser enthält die Termindaten in normalisierter Form: Titel, Beschreibung, Ort, Zeiten, Status, Wiederholungsregeln, Erinnerungen und, soweit vom Anbieter geliefert, die Teilnehmer.

Dieser Stand ist erforderlich, um Änderungen zu erkennen. Ohne ihn müsste bei jedem Durchlauf der gesamte Kalender neu geschrieben werden. Die Synchronisation liest Kalender, die Sie nicht als Quelle nutzen, nicht. Nutzen Sie die API oder einen autorisierten Assistenten, liest Ridian einen anderen verbundenen Kalender nur für die von Ihnen angeforderte Aktion und übernimmt diese Termininhalte nicht in den Abgleichstand.

Was in einen Zielkalender geschrieben wird, bestimmt allein die von Ihnen eingestellte Richtlinie. Sie reicht von „nur als belegt anzeigen" bis „vollständige Details". Echte Teilnehmereinträge werden nie in Zielkalender übernommen — das würde Einladungsmails an diese Personen auslösen.

Wozu wir die Daten verarbeiten

Wir verarbeiten die Termindaten Ihrer Quellkalender, um

1. die von Ihnen eingerichtete Synchronisation durchzuführen und
2. Ihnen selbst sowie den von Ihnen ausdrücklich autorisierten Anwendungen Zugriff auf Ihre Kalenderdaten zu ermöglichen — etwa über unsere Schnittstelle oder einen von Ihnen verbundenen KI-Assistenten.

Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nicht statt: Kalenderinhalte werden nicht ausgewertet, nicht für Statistiken über Nutzergruppen verwendet und nicht zum Training von Modellen eingesetzt. Betriebszahlen wie die Anzahl von Durchläufen oder Fehlerraten enthalten keine Termininhalte.

Rechtsgrundlage. Bei rein privater Nutzung ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Bei beruflicher Nutzung verarbeiten wir im Auftrag; die Rechtsgrundlage bestimmt dann der Verantwortliche. Die Verbindung eines Kalenders ist freiwillig, ohne sie kann Ridian die Synchronisation aber nicht erbringen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Termine können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten, etwa Hinweise auf Gesundheit oder Weltanschauung. Wir werten sie nicht aus; welche Angaben ein Zielkalender erhält, bestimmt Ihre Richtlinie.

Aufgaben, Kontakte, Mail und Organisationsräume

Wenn Sie eine dieser Funktionen für ein verbundenes Konto freigeben, verarbeitet Ridian die folgenden Daten ausschließlich, um die von Ihnen angeforderte Aktion in der Anwendung, API oder einem von Ihnen ausdrücklich autorisierten Assistenten auszuführen:

Aufgaben-, Kontakt-, Mail- und Rauminhalte werden unmittelbar zwischen Anbieter und autorisiertem Client durchgereicht und nicht als Anwendungsinhalt in Ridian gespeichert. Für sichere Wiederholungen speichert Ridian bis zu sieben Tage Hashes und verschlüsselte Anbieterkennungen; diese Belege enthalten weder Aufgabentitel, Kontaktfelder, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext noch Raumadresse. Audit-Einträge enthalten Akteur, Anbieter, Aktion, Ergebnis und eine gehashte Zielkennung, aber keine Anbieterinhalte.

Wenn Sie einen Assistenten verbinden, werden die für Ihre angeforderte Aktion benötigten Anbieterdaten im Rahmen der von Ihnen freigegebenen Ridian-Berechtigungen an diesen Assistenten zurückgegeben. Ridian nutzt Google-Nutzerdaten weder für Werbung oder Nutzerprofile noch zum Training allgemeiner KI-Modelle.

In den Tarifen Basic und Professional führen wir für verbundene Assistenten ein Zugriffsprotokoll: je Aufruf Zeitpunkt, Assistent, genutzte Funktion und Ergebnis, ohne Kalenderinhalte, Termintitel oder Eingaben. Es dient Ihrer Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und nur Sie sehen Ihre eigenen Einträge. Im Tarif Free wird nichts aufgezeichnet.

Assistent in der Anwendung

Der Assistent in der Anwendung ist optional und wird erst nach Ihrer Aktivierung genutzt. Für jede Antwort übermittelt Ridian Ihre Anfrage, geprüfte vorherige Nachrichten und die dafür benötigten freigegebenen Kalender-, Aufgaben-, Kontakt- und Kontoinformationen sowie, soweit freigegeben, Postfachinhalte über OpenRouter an einen konfigurierten Modellanbieter, der die Anfrage in der EU verarbeitet. Die Anbindung verwendet den EU-Endpunkt ohne Ausweichroute außerhalb der EU; zugelassen sind nur Anbieter ohne Speicherung der Anfragen (Zero Data Retention), und eine Nutzung für Modelltraining ist ausgeschlossen. Der Assistent führt Änderungen innerhalb Ihrer erteilten Zugriffsrechte aus. Im Bestätigungsmodus geben Sie die vorbereitete Aktion einzeln frei; im von Ihnen aktivierten Automatikmodus kann er Ihre Aufträge ohne zusätzliche Einzelbestätigung ausführen. Die Rechtsgrundlage entspricht der für Kalenderdaten oben.

Alvin über WhatsApp

Die folgenden zusätzlichen Hinweise gelten, wenn Sie Ihr Ridian-Konto mit WhatsApp verknüpfen. Dafür verarbeiten wir Ihre WhatsApp-Kennung, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer, Nachrichten und technische Versand- und Empfangsdaten sowie die Zuordnung zu Ihrem Ridian-Konto und Workspace. Antworten können die für Ihren Auftrag benötigten Informationen aus den für diesen Kanal freigegebenen Quellen enthalten. Die Verarbeitung durch Alvins Modellanbieter ist im vorstehenden Abschnitt zum Assistenten beschrieben.

Der Nachrichtenaustausch erfolgt über die WhatsApp Business Platform und die von Meta Platforms Ireland Limited bereitgestellte Cloud API. Für unsere WhatsApp-Nummer ist Local Storage Deutschland aktiviert. Diese Einstellung betrifft die von Meta definierten Nachrichteninhalte im Ruhezustand; während der Verarbeitung können diese zuvor bis zu 60 Minuten weltweit verarbeitet und gespeichert werden. Sie beschränkt nicht sämtliche Konto-, Nutzungs- und Verbindungsdaten oder Daten des Meta-Adressbuchs auf Deutschland. Für Ihre eigene WhatsApp-Nutzung gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen von WhatsApp.

Bei privater Nutzung beruht die Bearbeitung Ihrer Aufträge auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei beruflicher Nutzung bestimmt Ihr Verantwortlicher die Rechtsgrundlage. Die Kanalverknüpfung ist unabhängig von Werbeeinwilligungen. Sie können WhatsApp von Ridian trennen oder weitere Nachrichten mit „stop“ beenden. Das entfernt keine bereits auf Empfängergeräten zugestellten Kopien. Die Nutzung von Ridian in der Anwendung bleibt möglich.

Agent Mailbox

Mit einer Agent Mailbox erhält Ihr Assistent eine eigene E-Mail-Adresse auf ridianmail.com. Ridian verarbeitet dafür ein- und ausgehende Mails sowie gespeicherte Entwürfe mit Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Inhalt und Anhängen; das betrifft auch Daten Ihrer Korrespondenzpartner. Empfang und Versand laufen über Lettermint B.V. in den Niederlanden, gespeichert werden die Mails bei Convex in der EU-Region Irland. Öffnungs- und Klicktracking sind ausgeschaltet. Assistenten greifen nur im Rahmen Ihrer Freigaben auf die Mailbox zu; Anhänge werden nur auf Ihre Anfrage analysiert, wie beim Assistenten oben beschrieben. Mails bleiben gespeichert, bis Sie sie endgültig löschen oder die Mailbox bzw. Ihr Konto gelöscht wird. Die Rechtsgrundlage entspricht der für Kalenderdaten oben.

Beim Anzeigen der sichtbaren Testpostfachseite wird ohne Anmeldung automatisch ein privates Postfach angelegt oder wiedergefunden. Die Posteingangsanzeige wird dazu von der getrennten Adresse mailbox.getridian.com eingebettet. Nur dort speichern wir einen zufälligen Zugangsschlüssel im lokalen Browser-Speicher (IndexedDB), bevor das Postfach angelegt wird; die übrigen Seiten von getridian.com können ihn nicht lesen. Dieser notwendige Speicher ermöglicht es, dasselbe Postfach wieder zu öffnen; er ist unabhängig von Ihrer Analytics-Einwilligung. Eine von Ihnen heruntergeladene Zugangssicherung enthält denselben geheimen Zugang. Beim Löschen der Browserdaten geht der Browserzugang ohne Sicherung oder vorherige Übernahme verloren; das Postfach und seine Inhalte werden dadurch nicht gelöscht und laufen nicht automatisch ab. Bei der Übernahme wird das Postfach Ihrem bestätigten Konto und dem ausgewählten Workspace zugeordnet. Auf der Testpostfachseite werden keine Werbe- oder Autocapture-Skripte geladen. Mit Ihrer Einwilligung zur Nutzungsanalyse erfassen wir ausschließlich feste Ereignisse für erfolgreichen Postfachzugang und angezeigten Maileingang sowie die Seitenkategorie und Sprache; Mailadressen, Mailinhalte und Zugangsschlüssel gehören nicht dazu.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen aus Google-APIs durch Ridian entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen.

6. Wie lange wir speichern

Das Sicherheitsprotokoll bleibt in anonymisierter Form bestehen: Der Bezug zu Ihrer Person wird entfernt, der Nachweis, dass ein Vorgang stattgefunden hat, bleibt erhalten.

7. Empfänger

Dienstleister für den Betrieb von Ridian

Die Dienstleister, die Kalender- und Kontodaten beim Betrieb von Ridian verarbeiten, stehen mit Zweck und Verarbeitungsort unter Unterauftragnehmer. Die Liste wird dort gepflegt und ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags; sie gilt ebenso, wenn wir bei privater Nutzung selbst Verantwortlicher sind.

Tragende Dienste sind Convex, Inc. für Anwendung und Datenbank in der EU-Region Irland, Cloudflare, Inc. für die Auslieferung über ein weltweites Netz und Lettermint B.V. in den Niederlanden für System- und Kontaktmails sowie die Agent Mailbox.

Dienstleister für unsere eigenen Zwecke

Diese Anbieter verarbeiten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, aber nur für unsere eigenen Zwecke, nicht mit Kalenderdaten aus Ihren Verbindungen. Die Verarbeitung durch Meta zu Werbezwecken (Pixel und Rückmeldung) ist in Abschnitt 2 beschrieben. Der KI-Assistent unseres Teams kann Inhalte aus Supportanfragen und unserer Kundenverwaltung verarbeiten, etwa Name, E-Mail-Adresse und den Verlauf einer Anfrage; er erhält keinen Zugriff auf Ihre Kalender.

Stripe als eigener Verantwortlicher

Die Zahlung selbst wickelt Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, als eigenständiger Verantwortlicher ab. Stripe erhebt dabei Zahlungsmittel, Rechnungsadresse, gegebenenfalls USt-ID sowie Geräte- und Transaktionsdaten und verarbeitet sie auch für eigene Zwecke, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (etwa Geldwäscheprävention). Rechtsgrundlage für die Übermittlung an Stripe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Stripe. Wir erhalten von Stripe keine vollständigen Zahlungsmitteldaten.

Von Ihnen veranlasste Empfänger

Wenn Sie ein Anbieterkonto verbinden, kommunizieren wir in Ihrem Auftrag mit diesem Anbieter — Google Ireland Limited, Microsoft Ireland Operations Limited oder dem von Ihnen angegebenen CalDAV-Dienst. Diese Anbieter sind keine Auftragsverarbeiter von uns; Sie haben die Verbindung selbst hergestellt. Eine Nachricht, deren Versand Sie über Ridian anfordern, wird vom Anbieter außerdem den von Ihnen angegebenen Empfängern offengelegt.

8. Übermittlung in Drittländer

Wir nennen diesen Punkt ausdrücklich, weil er für Organisationen mit strengen Vorgaben entscheidend sein kann.

Die Anwendung wird bei Convex in der EU-Region Irland betrieben. Die dort gespeicherten Anwendungsdaten, Sicherungskopien und Ausfallsysteme verbleiben in der Europäischen Union. Für den Nachrichtenaustausch über WhatsApp gelten die in Abschnitt 5 beschriebenen abweichenden Verarbeitungsorte.

Zur Überwachung des Betriebs werden technische Metadaten an Dienstleister in den Vereinigten Staaten übermittelt. Der technische Support von Convex ist in den Vereinigten Staaten ansässig und kann im Rahmen der Bearbeitung von Störungsmeldungen auf die Betriebsumgebung zugreifen. Eine Variante ohne diese Zugriffsmöglichkeit bietet Convex derzeit nicht an.

Die Auslieferung dieser Website erfolgt über Cloudflare. Kalenderinhalte werden dabei nicht übertragen — die Anwendung kommuniziert unmittelbar mit der EU-Region.

Diese Übermittlungen und mögliche Zugriffe der in Abschnitt 7 genannten Anbieter aus den USA sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsverträge sind, bei zertifizierten Anbietern zusätzlich durch das EU-US Data Privacy Framework; für Kunden im Vereinigten Königreich ergänzt um das UK Addendum.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).

Die Löschung Ihres Kontos ist in der Anwendung selbst möglich. Sie entfernt dabei auch die Kopien, die wir in Ihren Zielkalendern angelegt haben — solange die Zugangsdaten dafür noch gültig sind. Gelingt das bei einzelnen Kalendern nicht, sagen wir Ihnen, welche betroffen sind.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Bestehende Vertragskunden informieren wir über neue Auftragsverarbeiter gesondert und mit Vorlauf.